Hvernig fara Open Space fundir fram?

Viltu halda fund eða ráðstefnu þar sem þátttakendur taka ábyrgð á viðfangsefninu, eru virkir í umræðunni og rætt er um réttu hlutina?  Viltu halda fund sem minnst verður fyrir orkuna sem skapaðist og nýjar og óvæntar lausnir komu fram?

Open Space Technology fundaaðferðin er einföld og lýðræðisleg samstarfsaðferð.  Þátttakendur upplifa hana sem valdeflandi því allir fá tækifæri til að opna umræðu um það sem skiptir þá máli. Open Space fundir hafa reynst vel til að greina stöðu, skapa og miðla þekkingu og laða fram gagnlegar hugmyndir þegar fólk vinnur saman að lausn vandamáls eða þróun viðfangsefnis.

Efni fundarins er kynnt í fundarboði sem sent er út fyrir fundinn og þeir mæta sem telja að þannig sé tíma þeirra vel varið.  Í upphafi fundar er gefinn tími til að ákveða dagskrá og þátttakendur fá tækifæri til að koma fram með umræðuefni og bjóða öðrum að taka þátt í þeirri umræðu.

 

Allir þátttakendur hafa tækifæri til að koma fram með umræðuefni og þannig verður dagskrárveggurinn til

Með því er tryggt að allir eigi möguleika á að ræða það sem þeim finnst skipta mestu máli varðandi viðfangsefni fundarins. Þegar dagskráin verður til bjóða þátttakendur fram umræðuefni, stinga upp á stað og tíma þar sem efnið verður rætt og fundargestir ákveða sjálfir í hvaða umræðuhópum þeir taka þátt. Þátttakendur geta farið á milli hópa eins og þeir vilja. Þannig fá þátttakendur tækifæri til að ræða þau mál þar sem ástríða þeirra og áhugi liggur og er þetta fyrirkomulag til þess fallið að dreifa ábyrgð á því að finna lausnir og ræða mikilvæg mál. Með samræðunni sem fer fram með aðferðum Open Space finnast jafnan óvæntar lausnir og skilningur fólks á viðfangsefninu eykst svo um munar.

Á Open Space fundum er fólki frjálst að fara á milli hópa þegar það vill og það ber ábyrgð á að færa sig til ef það er hvorki taka þátt í umræðunni né að læra eða upplifa eitthvað sem skiptir það máli.

Harrison Owen kynnti aðferðina í kringum 1985 og hefur hún verið notuð í sífellt meira mæli víða um heim. Harrison sem hafði áður skipulagt margar hefðbundnar ráðstefnur tók eftir því að virkni þátttakenda var mest í kaffihléum. Í eitt skipti þegar hann átti að stýra ráðstefnu en ekki haft tök á að undirbúa hana þá ákvað hann að dagskráin og umræðuefnin yrðu ákveðin í upphafi fundar af þátttakendum sjálfum. Einnig ákvað hann að kaffi yrði á boðstólum allan tímann og fólki væri frjálst að færa sig á milli umræðuhópa eins og um langt kaffihlé væri að ræða. Þetta ráðstefnuform virkaði mun betur en það hefðbundna þ.e.a.s. skilaði mjög góðum árangri og mikilli virkni þátttakenda.  Open Space Technology var þar með orðið til!  Hér er Harrison Owen að lýsa því hvernig aðferðin varð til.

Aðferðin virkar vel til að draga fram hugmyndir sem tengjast hverskonar málefnum, stefnumörkun, innleiðingu stefnu, starfsaðferðum, umbótastarfi og innleiðingu breytinga.

Open Space nýtist vel á fundum og ráðstefnum með fimm til yfir 2000 manns. Open Space fundir eða ráðstefnur geta tekið hluta úr degi, heilan dag eða marga daga.

Standir þú frammi fyrir mikilvægu verkefni sem ekki verður leyst með augljósum hætti þá gæti Open Space fundur verið leiðin að lausninni.

Heimsráðstefna Open Space í Gamla bíó [22. – 24. október 2018]

 

Heimsráðstefna áhugafólks um Open Space fundaformið WOSonOS 2018 fór fram í Gamla bíó 22. – 24. október með þátttakendum frá tíu löndum. Þeir voru frá Íslandi, Svíþjóð, Bretlandi, Hollandi, Þýskalandi, Póllandi, Ísrael, Kína, Bandaríkjunum og Kanada.

Umræðuþema ráðstefnunnar var: Issues and Opportunities of Bringing Open Space Technology to our World’s Challenges. [Viðfangsefni og tækifæri við að nota Open Space til að takast á við áskoranir heimsins]

Ingibjörg Gísladóttir lóðsaði ráðstefnuna sem náði yfir þrjá daga. Fyrstu tvo dagana voru umræður í hópum en á síðasta degi var unnið að því að draga fram lærdóminn af umræðunni og ákveða næstu skref.

Í lok ráðstefnunnar tók fundurinn ákvörðun um að næsta heimsráðstefna yrði í Washington DC í október 2019 og þar á eftir í Berlín 2020.

Þrjátíu og sex umræðuhópar urðu til og hér eru nokkur dæmi um umræðuefnin:

Open Space hittir menntakerfið | Regaining Spontaneity in Organizations | Vettvangur til að endurbyggja Lýðræði | Að hvetja þann áhugalausa | Promoting community-based governance in China | Open Space á átakasvæðum – ólíkar nálganir (e. OST in conflict areas – approaches & preparation) | Lean, Agile og Open Space |  Open Space Stories | Open Space fundir í þágu þeirra sem eru félagslega einangraðir |  Valdið fært + Open Space (Shifting the power – Leadership + OST) | Nógu gamall til að fara á eftirlaun – nógu ungur til að hafa áhrif |  Stuðningur við innflytjendur til að fá aðgang að upplýsingum og taka þátt í samfélaginu | Að valdefla fólk með einhverfu | Gildin í heiminum í dag | Open Space fundir með smærra sniði.